Für viele Assistentinnen ist die Urlaubszeit nicht nur Erholung, sondern oft auch Stress pur – vor allem davor und danach. Kennst du das? Du hast kurz vor deinen Ferien noch so viel zu tun, dass du kaum abschalten kannst, und wenn du zurückkommst, erwarten dich hunderte E-Mails und ein Berg an Arbeit. Damit ist jetzt Schluss! Hier findest du 5 praktische Tipps, wie du deinen Urlaub optimal vorbereitest und nach deiner Rückkehr entspannt in den Arbeitsalltag startest.
Ein echter Gamechanger: Plane dir jeweils einen Tag vor und einen Tag nach deinen Ferien als sogenannte „Wellenbrecher“ ein. Diese Tage blockierst du komplett in deinem Kalender. Verwende sie, um Unvorhergesehenes abzuarbeiten, liegengebliebene Aufgaben zu erledigen und entspannt in deinen Urlaub zu starten. Nach den Ferien hast du so Zeit, in Ruhe anzukommen und alles nach und nach abzuarbeiten, ohne direkt in den Alltag geworfen zu werden. Das verschafft dir nicht nur Ruhe vor deinem Urlaub, sondern auch einen sanften Einstieg nach deiner Rückkehr.
Kommunikation ist alles. Damit du nicht kurz vor deinen Ferien noch mit unerwarteten Aufgaben überhäuft wirst, solltest du frühzeitig deine wichtigsten Stakeholder informieren. Sende eine Woche vor deinem Urlaub eine E-Mail an alle, mit denen du regelmässig zusammenarbeitest. Erkläre, ab wann du im Urlaub bist und wer dich in dieser Zeit vertreten wird. So können sich deine Kollegen besser auf deine Abwesenheit einstellen und du hast weniger Stress in den letzten Tagen vor deiner Abreise.
Eine strukturierte Übergabe ist das A und O, damit du während deines Urlaubs den Kopf frei hast und deine Vertretung genau weiss, was zu tun ist. Erstelle eine übersichtliche Liste mit den Aufgaben, die während deiner Abwesenheit anfallen, und stelle sicher, dass klar ist, wer was übernimmt. Es kann auch hilfreich sein, schon Aufgaben vorzubereiten, die nach deiner Rückkehr anstehen, damit du nach den Ferien keine unangenehmen Überraschungen erlebst.
An deinem letzten Arbeitstag solltest du keine E-Mails mehr sofort versenden, sondern sie mit einer Verzögerung verschicken. So erhalten die Empfänger deine Nachrichten erst nach Feierabend und du läufst nicht Gefahr, in letzter Minute noch Rückfragen oder zusätzliche Aufgaben zu bekommen. Nutze die Zeit lieber, um deinen Schreibtisch aufzuräumen und letzte offene Aufgaben abzuschliessen. Und ganz wichtig: Setze deine Vertretung in CC und informiere den Empfänger, dass er sich während deiner Abwesenheit an sie wenden kann.
Plane bereits im Voraus Meetings vor deinen Ferien ein, um die Übergabe mit deinem Vorgesetzten oder deinem Team zu besprechen. Aber denk auch daran, nach deiner Rückkehr zeitnah Besprechungen anzusetzen. So hast du nicht nur eine klare Übersicht vor deinem Urlaub, sondern auch nach deiner Rückkehr alles im Griff. Am besten legst du diese Termine direkt vor und nach deinen „Wellenbrecher“-Tagen, damit du dich schrittweise wieder in den Arbeitsalltag einfindest.
Mit diesen 5 Tipps kannst du sicherstellen, dass du nicht nur entspannter in deine Ferien gehst, sondern auch nach deiner Rückkehr einen stressfreien Start hast. Plane im Voraus, kommuniziere proaktiv und organisiere deine Übergabe gut – so wird dein nächster Urlaub nicht nur eine Pause von der Arbeit, sondern auch die Rückkehr ins Büro deutlich angenehmer.
Neugierig auf mehr Tipps? Höre jetzt in die Podcast-Folge 35 rein und erfahre noch mehr wertvolle Strategien, wie du als Assistentin deine Ferien perfekt vorbereitest und ohne Stress zurückkehrst!
Deine Isabel
Coach und Mentor für Assistenzen
