Mangelnder Informationsfluss – so bekommst du endlich die Infos, die du brauchst!
Als Assistenz kennst du das sicher: Du erfährst von wichtigen Entscheidungen oder Terminen oft zu spät. Der Chef hat’s nicht böse gemeint, aber du sitzt plötzlich im Stress, weil dir entscheidende Informationen fehlen.
Der Grund? Kein böser Wille, sondern fehlendes Bewusstsein. Dein Executive weiss oft gar nicht, welche Informationen für dich wichtig sind.
Mangelnder Informationsfluss – so bekommst du endlich die Infos, die du brauchst!
Als Assistenz kennst du das sicher: Du erfährst von wichtigen Entscheidungen oder Terminen oft zu spät. Der Chef hat’s nicht böse gemeint, aber du sitzt plötzlich im Stress, weil dir entscheidende Informationen fehlen.
Der Grund? Kein böser Wille, sondern fehlendes Bewusstsein. Dein Executive weiss oft gar nicht, welche Informationen für dich wichtig sind.
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Warum mangelnder Informationsfluss entsteht
Viele Führungskräfte arbeiten in ihrer eigenen „Bubble“. Sie sind stark im Tagesgeschäft eingebunden und haben selten im Blick, welche Infos für die Assistenz relevant sind.
Das bedeutet: Nicht ärgern, sondern aktiv werden! Denn es ist Teil unserer Aufgabe als Assistenz, uns die relevanten Informationen zu holen.
Schritt 1: Regelmässige Meetings etablieren
Der erste Schritt ist simpel, aber entscheidend: Habt regelmässige Meetings.
Optimal sind zwei pro Woche, oder sogar ein kurzes Daily. Falls das nicht möglich ist, wenigstens ein Fixtermin pro Woche.
Wenn du merkst, dass die Zeit nie reicht, überarbeite die Struktur eures Meetings:
- Top-3-Prioritäten durchgehen
- Kalender prüfen
- Offene To-dos klären, die jetzt relevant sind
Schritt 2: Die richtigen Fragen stellen
Wenn dein Executive keine klaren Prioritäten nennen kann, hilft gezieltes Fragen. Damit führst du, ohne zu führen.
Hier sind fünf erprobte Fragen, die du regelmässig einsetzen kannst:
- „Was möchtest du heute erledigt bekommen?“
Hilft dir, kurzfristige Dringlichkeiten zu erkennen. - „Was würde dir gerade am meisten helfen?“
Eine magische Frage, wenn dein Chef gestresst ist. Du öffnest den Raum, ohne automatisch Aufgaben zu übernehmen. - „Welche Informationen aus dem GL-Meeting waren für dich am relevantesten?“
Damit erfährst du, worauf der Fokus deines Executives liegt und kannst daraus ableiten, was auch für dich wichtig ist. - „Gibt es personelle Veränderungen?“
Stelle diese Frage am Anfang des Monats. Damit vermeidest du, dass wichtige Wechsel oder Austritte an dir vorbeigehen. - „Worauf möchtest du dich diese Woche fokussieren?“
Diese Frage hilft, langfristig Klarheit in die Prioritäten zu bringen und deinen Executive auf strategisches Denken zu lenken.
Schritt 3: Akzeptanz und Eigeninitiative
Der Schlüssel liegt in deiner Haltung. Akzeptiere, dass dein Chef es nicht absichtlich „falsch“ macht und übernimm selbst Verantwortung für den Informationsfluss.
Setze dir einen Reminder, diese Fragen regelmässig zu stellen. Je routinierter du wirst, desto natürlicher fliessen die Informationen zu dir.
Fazit
Mangelnder Informationsfluss ist kein persönliches Problem, sondern ein Kommunikationsproblem.
Als Assistenz bist du der Knotenpunkt im Informationsnetz, also gestalte aktiv mit, wie der Flow läuft.
Mit diesen einfachen, aber wirkungsvollen Fragen bringst du mehr Struktur, Verständnis und Entlastung in die Zusammenarbeit.
Deine Isabel
NLP Business Coach für Assistenzen
Du gibst dein Bestes, aber trotzdem bleibt alles zäh, weil dir die entscheidenden Informationen fehlen? Frust pur.
In der EaseAdmin Academy erfährst du, wie du deinen Chef so abholst, dass er dir nicht nur Infos liefert, sondern es gerne tut. Die Academy ist der Ort für Assistenzen, die ihren Job lieben und keine Lust haben, sich von unnötigen Hindernissen ausbremsen zu lassen.
