In diesem Artikel gebe ich dir Tipps, wie du als Assistentin bessere Meetings mit deinem Executive haben kannst. Diese Tipps basieren auf meiner eigenen Erfahrung als Executive Assistant und als Coach für Assistentinnen.
Du bist die rechte Hand deines Executives. Du organisierst seinen Terminkalender, bereitest seine Präsentationen vor, beantwortest seine E-Mails und koordinierst seine Reisen. Du machst alles, um ihm das Leben zu erleichtern und ihn zu unterstützen.
Aber wie sieht es mit deiner Unterstützung aus? Wie oft sprichst du mit deinem Executive über deine Arbeit, deine Herausforderungen, deine Ziele und dein Feedback? Wie oft hast du das Gefühl, dass er sich Zeit für dich nimmt und dir zuhört?
Bei vielen Assistentinnen ist leider die Antwort: «Nicht sehr oft». Viele Assistentinnen haben Schwierigkeiten, regelmässige und produktive Meetings mit ihrem Executive zu führen. Das kann frustrierend und demotivierend sein, denn ohne diese Meetings fehlt dir eine wichtige Informationsquelle, um deine Arbeit gut zu machen.
Warum sind die Meetings so schwierig? Es gibt verschiedene Gründe, aber einer der häufigsten ist, dass der Executive die Meetings nicht als Priorität sieht. Er sagt sie ab, taucht nicht auf oder liefert keine Antworten. Er denkt vielleicht, dass er zu beschäftigt ist, dass du schon weisst, was du tun musst, oder dass er dir nichts Neues sagen kann.
Das ist natürlich nicht richtig, denn du brauchst diese Meetings, um deinen Job zu machen. Du brauchst sie, um dich mit deinem Executive abzustimmen, neue Aufgaben zu erhalten, offene Fragen zu klären, Feedback zu geben und zu bekommen, und um dich weiterzuentwickeln. Ohne diese Meetings könntest du dich isoliert, unsicher und nicht wahrgenommen fühlen.
Wie kannst du also die Situation verbessern? Wie kannst du deinem Executive zeigen, dass regelmässige Meetings wichtig sind und dass sie einen Mehrwert für beide Seiten haben? Wie kannst du die Meetings so gestalten, dass sie effektiv, strukturiert und zielorientiert sind?
Mit diesen vier Tipps erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass dein Executive (pünktlich) an eurem Meeting teilnimmt:
1) Einen Zeitpunkt mit dem Executive gemeinsam definieren: Frage deinen Executive zu welchem Zeitpunkt er am liebsten den Austausch mit dir haben möchte.
2) Die Meetings aus seinem Kalender aufsetzen: Die Hemmschwelle ist grösser ein Meeting abzusagen, statt einfach seine Teilnahme abzusagen. Damit erreichst du, dass dein Executive dich proaktiv kontaktiert, um das Meeting zu verschieben, anstatt einfach seine Teilnahme abzusagen.
3) Eine Standing Agenda haben und das Meeting führen: Definiere eine Standing Agenda und übernimmt die Leitung des Meetings. Du bist in diesem Meeting der Chef, denn du brauchst Informationen, um deine Aufgaben erledigen zu können.
4) Ein klares Ziel des Meetings definieren: Falls ein zusätzliches Meeting benötigt wird, definiere ein Meeting-Ziel und nutze das Meeting auch nur dafür.
Wenn du weitere Informationen zu dem Thema haben möchtest, dann höre in die Podcast-Folge «#13 Jourfix mit meinem Executive und wie ich dafür sorge, dass er auch wirklich daran teilnimmt» rein. Wenn du weitere Unterstützung benötigst, zögere nicht, mich zu kontaktieren. Ich biete Coachings im Bereich Zusammenarbeit mit deinem Executive an und kann dir die Abkürzung zum erfolgreichen Führen von Meetings zeigen.
Deine
Isabel
