Du bist eine Assistentin und du hast viel zu tun. Du bist verantwortlich für viele verschiedene Aufgaben, die das Büro am Laufen halten. Du bist immer bereit, zu helfen und zu unterstützen. Aber manchmal fühlst du dich überfordert und ausgenutzt. Du möchtest Nein sagen, aber du weisst nicht, wie du es machen sollst, ohne unhöflich oder unkooperativ zu wirken.
Du bist nicht allein. Eine Umfrage unter meinen Instagram Followern ergab, dass 82% von ihnen Schwierigkeiten haben, Nein zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Sie wollen nicht negativ auffallen, sie haben Angst vor Konflikten, sie wollen keine Chancen verpassen, oder sie fühlen sich schuldig, wenn sie jemanden im Stich lassen.
Aber du musst wissen, dass Nein sagen nicht nur dein Recht, sondern auch deine Pflicht ist. Wenn du ständig Ja sagst, riskierst du, dich selbst zu vernachlässigen, deine Arbeit zu beeinträchtigen, und deine Gesundheit zu gefährden. Ausserdem respektieren dich die anderen mehr, wenn du deine Grenzen klar machst und dich an sie hältst.
Aber wie kannst du Nein sagen, ohne deine Beziehungen zu beschädigen oder deine Karriere zu behindern? In der Podcast-Folge #22 erfährst du, wie du zwischen Aufgaben innerhalb und ausserhalb deines Aufgabengebiets unterscheidest, und wie du drei verschiedene Optionen nutzen kannst, um Nein zu sagen: das direkte Nein, das sanfte Nein, und das vorbeugende Nein.
Aufgaben innerhalb und ausserhalb des Aufgabengebiets
Bevor du Nein sagst, musst du wissen, ob die Aufgabe, die dir zugewiesen oder angetragen wird, innerhalb oder ausserhalb deines Aufgabengebiets liegt. Das Aufgabengebiet ist das, was du laut deinem Arbeitsvertrag oder deiner Stellenbeschreibung tun sollst. Es definiert deine Rolle, deine Verantwortlichkeiten, und deine Erwartungen.
Aufgaben, die innerhalb deines Aufgabengebiets liegen, sind diejenigen, die du normalerweise erledigst oder die zu deinen Kernkompetenzen gehören.
Aufgaben, die ausserhalb deines Aufgabengebiets liegen, sind diejenigen, die nichts mit deiner Rolle zu tun haben oder die über deine Qualifikationen oder Befugnisse hinausgehen.
Das heisst nicht, dass du immer Nein sagen sollst, wenn dir eine Aufgabe ausserhalb deines Aufgabengebiets angetragen wird. Manchmal kann es sinnvoll sein, Ja zu sagen, zum Beispiel, wenn du etwas Neues lernen willst, wenn du deine Fähigkeiten unter Beweis stellen willst, oder wenn du dem Team helfen willst. Aber du solltest dir bewusst sein, dass du eine Wahl hast, und dass du keinen Grund hast, dich schlecht zu fühlen, wenn du Nein sagst.
Drei Optionen, um Nein zu sagen
Wenn du dich entscheidest, Nein zu sagen, hast du drei Optionen, wie du es machen kannst: das direkte Nein, das sanfte Nein, und das vorbeugende Nein. Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile, und du musst sie je nach Situation und Person anwenden.
Hier sind einige Beispiele und Tipps für jede Option:
Das direkte Nein
Das direkte Nein ist die einfachste und klarste Option. Du sagst einfach Nein, ohne Umschweife oder Ausreden. Zum Beispiel:
«Nein, das kann ich nicht machen.»
«Nein, das gehört nicht zu meinen Aufgaben.»
«Nein, ich habe keine Zeit dafür.»
Das direkte Nein ist effektiv, weil es keine Zweifel oder Missverständnisse lässt. Es zeigt, dass du selbstbewusst und entschlossen bist. Es spart auch Zeit und Energie, weil du keine langen Erklärungen geben musst.
Aber das direkte Nein erfordert auch Mut und Durchhaltevermögen. Es kann unhöflich oder aggressiv wirken, wenn du es nicht richtig anwendest. Es kann auch Konflikte oder Widerstand auslösen, wenn du es gegenüber jemandem verwendest, der mehr Macht oder Autorität hat als du.
Deswegen solltest du das direkte Nein nur benutzen, wenn du dir sicher bist, dass du im Recht bist, und wenn du bereit bist, die Konsequenzen zu tragen. Du solltest auch darauf achten, einen freundlichen und respektvollen Ton zu verwenden, und dich nicht rechtfertigen oder entschuldigen zu müssen. Du kannst auch ein Dankeschön oder ein Kompliment hinzufügen, um die Absage zu mildern.
Das sanfte Nein
Das sanfte Nein ist die höflichste und wertschätzendste Option. Du sagst Nein, aber du drückst auch deine Bereitschaft aus, zu helfen oder eine Alternative zu finden. Zum Beispiel:
«Nein, das kann ich nicht machen, aber ich kann dir jemanden empfehlen, der dir helfen kann.»
«Nein, das gehört nicht zu meinen Aufgaben, aber ich schätze, dass du an mich gedacht hast.»
«Nein, ich habe keine Zeit dafür, aber ich kann es dir später erledigen.»
Das sanfte Nein ist nützlich, weil es deine Beziehungen schont und deine Kooperationsbereitschaft zeigt. Es vermeidet auch Konfrontationen oder Verletzungen, weil du die Gefühle und Bedürfnisse der anderen Person anerkennst. Es öffnet auch die Möglichkeit, einen Kompromiss oder eine Lösung zu finden, die für beide Seiten funktioniert.
Aber das sanfte Nein hat auch seine Grenzen. Es kann als ein Zeichen von Schwäche oder Unsicherheit interpretiert werden, wenn du es zu oft oder zu vage verwendest. Es kann auch Raum für Nachfragen oder Widerstand lassen, wenn du nicht klar genug bist oder wenn du dich zu sehr rechtfertigst oder entschuldigst.
Daher solltest du das sanfte Nein nur benutzen, wenn du wirklich helfen willst oder eine Alternative anbieten kannst, und wenn du die andere Person respektierst oder schätzt. Du solltest auch darauf achten, deine Grenzen deutlich zu machen und dein Nein nicht zurückzunehmen oder zu ändern. Du kannst auch deine Gründe kurz und sachlich erklären, ohne dich zu verteidigen oder anzuklagen.
Das vorbeugende Nein
Das vorbeugende Nein ist die proaktivste und vorausschauendste Option. Du sagst nicht direkt Nein, sondern du verhinderst, dass du in die Situation kommst, in der du Nein sagen musst. Zum Beispiel:
Du machst deinen Vorgesetzten oder Kollegen klar, was deine Aufgaben sind und was nicht.
Du planst deinen Arbeitsablauf im Voraus und teilst ihn mit den anderen.
Du kommunizierst deine Verfügbarkeit und Prioritäten regelmässig und transparent.
Das vorbeugende Nein ist effizient, weil es dir erlaubt, dich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist, und Stress oder Konflikte zu vermeiden. Es zeigt auch, dass du organisiert und verantwortungsbewusst bist. Es fördert auch eine bessere Zusammenarbeit und Verständnis, weil du die Erwartungen und Bedingungen klarstellst.
Aber das vorbeugende Nein erfordert auch Planung und Kommunikation. Es kann schwierig sein, wenn du deine Rolle oder deine Aufgaben nicht genau kennst, oder wenn sie sich häufig ändern. Es kann auch unangemessen sein, wenn du mit einer dringenden oder unvorhergesehenen Anfrage konfrontiert wirst, oder wenn du flexibel oder anpassungsfähig sein musst.
Deshalb solltest du das vorbeugende Nein nur benutzen, wenn du deine Arbeit gut planen und kontrollieren kannst, und wenn du eine gute Beziehung zu den anderen hast. Du solltest auch darauf achten, offen und ehrlich zu sein, und bereit zu sein, Ausnahmen zu machen, wenn es nötig ist. Du kannst auch Feedback oder Unterstützung suchen, um deine Arbeitsbedingungen zu verbessern oder zu verhandeln.
Fazit
Nein sagen ist eine Kunst, die du lernen und üben kannst. Es ist nicht immer einfach, aber es ist notwendig, um dich selbst zu schützen und deine Grenzen zu wahren. In der Podcast-Folge #22 lernst du, wie du zwischen Aufgaben innerhalb und ausserhalb deines Aufgabengebiets unterscheidest, und wie du drei verschiedene Optionen nutzen kannst, um Nein zu sagen: das direkte Nein, das sanfte Nein, und das vorbeugende Nein.
Du kannst diese Optionen je nach Situation und Person anwenden, und sie an deinen eigenen Stil und deine eigenen Ziele anpassen. Das Wichtigste ist, dass du dir bewusst bist, dass du eine Wahl hast, und dass du dich selbst respektierst und wertschätzt. Wenn du das tust, wirst du auch von den anderen respektiert und wertgeschätzt werden.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du das «Nein-Sagen» im beruflichen Alltag anwenden kannst, dann höre am besten direkt in die Podcastfolge #22 rein, in der ich dieses Thema ausführlich beschreibe.
Deine
Isabel
