Es gibt drei besonders tückische Zeitfresser, die oft unbemerkt bleiben: unklare E-Mails, fehlende Pufferzeiten und mangelnde Kompetenz. Lass uns genauer betrachten, wie du diese erkennen und vermeiden kannst.
Unklare E-Mails sind Nachrichten, die dem Empfänger nicht eindeutig sagen, was zu tun ist oder worum es geht. Sie führen zu Missverständnissen und unnötigem Hin und Her. Um das zu vermeiden, solltest du:
Gut strukturieren: Unterteile deine E-Mails in klare Abschnitte.
Ein Thema pro E-Mail: Vermeide es, mehrere Themen in einer E-Mail anzusprechen.
Klarer Betreff: Verwende aussagekräftige Betreffzeilen, die den Inhalt der E-Mail sofort erkennen lassen.
Benachrichtigungen ausschalten: Lass dich nicht ständig von eingehenden E-Mails ablenken.
Fehlende Pufferzeiten lassen keinen Raum für unvorhergesehene oder dringende Aufgaben. Und als Assistenz ist das ja quasi unser Alltag! Ohne Pufferzeiten kann Stress schnell überhandnehmen.
Pufferzeiten einplanen: Plane bewusst Zeiträume ohne feste Termine oder Aufgaben ein.
Flexibilität bewahren: Ein gutes Beispiel ist, vor deinem Urlaub immer einen Tag komplett zu blockieren für dringende Angelegenheiten, die von dir zwingend erledigt werden müssen.
Mangelnde Kompetenz führt dazu, dass du mehr Zeit benötigst, um Aufgaben zu erledigen. Das kann frustrierend und ineffizient sein. Zwei Tipps, um deine Kompetenz zu erhöhen:
Weiterbildung investieren: Verbessere deine Fähigkeiten durch Schulungen und Fortbildungen.
Erweitere deine Fachkompetenz: Befrage deinen Vorgesetzten regelmässig über aktuelle Themen aus der Branche und versuche immer mehr die einzelnen Inhalte zu verstehen.
Zeitfresser können deinen Arbeitsalltag erheblich beeinträchtigen, doch mit den richtigen Strategien kannst du sie erfolgreich vermeiden. Wenn du mehr über dieses Thema erfahren möchtest, höre dir unbedingt die Folge #27 des EaseAdmin Podcasts an. Dort gebe ich dir noch weitere Tipps aus dem Alltag, wie du deine Produktivität steigern kannst.
Deine
Isabel, Coach und Mentor für Assistenzen
