E-Mails sind ein unverzichtbares Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag, besonders für Assistentinnen, die oft eine zentrale Rolle in der Organisation und Kommunikation ihres Unternehmens spielen. Doch nicht jede E-Mail führt zum gewünschten Erfolg. Deswegen habe ich für dich fünf häufige Fehler identifiziert, die du beim Schreiben von E-Mails unbedingt vermeiden solltest, um schnelle und effektive Antworten zu erhalten.
Die Betreffzeile ist das Erste, was dein Empfänger sieht. Eine zu lange oder gar fehlende Betreffzeile kann dazu führen, dass deine E-Mail ignoriert oder als unwichtig eingestuft wird. Achte darauf, dass deine Betreffzeile kurz, präzise und aussagekräftig ist. So weiss der Empfänger sofort, worum es geht.
Eine E-Mail sollte stets klar und auf den Punkt gebracht sein. Vermeide es, dich in Details zu verlieren oder mehrere Themen in einer Nachricht zu behandeln. Ein unklarer Inhalt verwirrt nur und führt dazu, dass deine E-Mail möglicherweise unbeantwortet bleibt. Formuliere deine Nachrichten so, dass der Empfänger sofort versteht, worum es geht und was du von ihm erwartest.
Überlege dir genau, wen du wirklich ins CC setzen musst. Zu viele Personen im Verteiler können dazu führen, dass sich niemand wirklich zuständig fühlt. Schicke deine E-Mail nur an die Personen, die tatsächlich relevante Informationen erhalten sollen und die Verantwortung tragen.
Niemand hat die Zeit oder die Geduld, lange und unstrukturierte E-Mails zu lesen. Halte deine Nachrichten so kurz wie möglich und verwende Absätze sowie Aufzählungspunkte, um den Text zu strukturieren. Das erleichtert das Lesen und hilft deinem Empfänger, die wichtigsten Informationen schnell zu erfassen.
Chat-Verläufe weiterzuleiten, ist selten eine gute Idee. Sie enthalten oft viele irrelevante Informationen und sind unübersichtlich. Fasse stattdessen die wichtigsten Punkte zusammen und stelle sie in einer klaren und gut strukturierten E-Mail dar.
Eine zielgerichtete und klare Kommunikation ist entscheidend, um deinen Arbeitsalltag effizient zu gestalten und deine Ideen erfolgreich zu vermitteln. Hier sind einige Tipps, wie du das erreichen kannst:
Empfänger bewusst auswählen: Schicke deine E-Mail nur an die Personen, die wirklich betroffen sind und eine Antwort geben können.
Relevante Informationen hervorheben: Stelle sicher, dass die wichtigsten Informationen sofort ins Auge fallen. Verwende dazu fettgedruckten Text oder Aufzählungspunkte.
Deadline setzen: Gib deinem Empfänger eine klare Frist, bis wann du eine Antwort benötigst. Das hilft, die Dringlichkeit zu verdeutlichen.
Klare Call to Action formulieren: Sage deinem Empfänger genau, was du von ihm erwartest. Das kann eine Rückmeldung, eine Entscheidung oder eine Handlung sein.
Eine gute E-Mail sollte folgende Elemente enthalten:
Klarer Betreff: Z.B. „Projektmeeting am 15. Juni – Bitte um Rückmeldung“
Kurzer, präziser Inhalt: Fasse dein Anliegen in wenigen Sätzen zusammen.
Links statt Anhänge: Füge einen Link zu einem gemeinsamen Dokument oder einem Doodle hinzu, anstatt Dateien im Anhang zu verschicken.
Call to Action: Formuliere deutlich, was du vom Empfänger erwartest, z.B. „Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme bis Freitag.“
Vermeide lange Anhänge und schicke deine E-Mail nur an die wirklich zuständigen Personen. So stellst du sicher, dass deine Nachricht gelesen und schnell beantwortet wird.
Deine
Isabel, Coach und Mentor für Assistenzen
