Warum kleine Schritte im kontinuierlichen Verbesserungsprozess für Assistenzen den Unterschied machen
Im Assistenz-Alltag prasseln oft viele Themen gleichzeitig auf dich ein: Termine, Protokolle, Meetings, Nachfassen, Abstimmungen. Prozesse sind häufig gewachsen, aber nicht unbedingt gut. Und genau da liegt die Chance. Denn als Assistenz hast du nicht nur den Überblick, du bist oft auch die Erste, die erkennt, wo Dinge unnötig kompliziert oder fehleranfällig laufen.
Ein Ansatz, der dir hilft, diese Potenziale systematisch zu nutzen, ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Besonders relevant wird dabei ein Grundgedanke, den Isabel in der aktuellen Podcast-Folge klar macht: Verbessere schrittweise und feiere die kleinen Erfolge.
Warum kleine Schritte im kontinuierlichen Verbesserungsprozess für Assistenzen den Unterschied machen
Im Assistenz-Alltag prasseln oft viele Themen gleichzeitig auf dich ein: Termine, Protokolle, Meetings, Nachfassen, Abstimmungen. Prozesse sind häufig gewachsen, aber nicht unbedingt gut. Und genau da liegt die Chance. Denn als Assistenz hast du nicht nur den Überblick, du bist oft auch die Erste, die erkennt, wo Dinge unnötig kompliziert oder fehleranfällig laufen.
Ein Ansatz, der dir hilft, diese Potenziale systematisch zu nutzen, ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Besonders relevant wird dabei ein Grundgedanke, den Isabel in der aktuellen Podcast-Folge klar macht: Verbessere schrittweise und feiere die kleinen Erfolge.
Hier die Episode anhören
Was ist KVP und warum ist er für Assistenzen so wertvoll?
KVP ist Teil des Total Quality Managements und zielt darauf ab, bestehende Prozesse laufend zu hinterfragen und gezielt zu optimieren. Statt auf radikale Umstrukturierungen setzt der KVP auf kontinuierliche, kleine Veränderungen, die langfristig zu mehr Effizienz, Qualität und Arbeitszufriedenheit führen.
Für Assistenzen bedeutet das konkret: Du musst nicht gleich den gesamten Meetingprozess revolutionieren. Es reicht, einen kleinen Teilschritt zu verbessern, etwa die frühzeitige Einforderung von Traktanden oder die Standardisierung von Dokumentenablagen.
Kleine Schritte statt Tabula rasa: Was du konkret tun kannst
Wichtig ist, nicht alles auf einmal verändern zu wollen. Denn zu viel auf einmal zu verändern, führt oft zu Widerstand oder Überforderung. Stattdessen solltest du:
→ Einen Prozess identifizieren, der nicht rund läuft (z. B. Traktandeneinreichung)
→ Einen kleinen Teilschritt auswählen, den du verbessern kannst
→ Die Veränderung testen, kommunizieren und als neue Routine etablieren
Sobald dieser Schritt stabil läuft, gehst du den nächsten an. Genau das ist KVP – Schritt für Schritt.
Warum diese Herangehensweise besser funktioniert
Kleine Veränderungen sind nachhaltiger, weil sie sich einfacher integrieren lassen und weniger Widerstand auslösen. Gleichzeitig sammelst du schnell erste Erfolge, die dich und dein Umfeld motivieren. Du wirst als jemand wahrgenommen, der nicht nur Probleme benennt, sondern lösungsorientiert handelt und Verantwortung übernimmt.
Und noch ein wichtiger Punkt: Wenn du Prozesse verbesserst, profitierst nicht nur du. Du schaffst damit auch Vertrauen bei deinen internen Kunden – seien es Teammitglieder, dein Executive oder externe Partner.
Fazit: Veränderung muss nicht gross sein, um Wirkung zu zeigen
Wenn du wartest, bis der perfekte Moment für grosse Veränderungen kommt, wirst du lange warten. Der bessere Weg ist, heute einen kleinen Schritt zu machen, der deinen Alltag leichter und deine Arbeit wirksamer macht.
Und genau dafür ist KVP ein kraftvolles Werkzeug.
In der Podcast-Folge #58 erfährst du alles über die 12 Grundpfeiler des KVP und zeigt dir, wie du als Assistenz gezielt Verbesserungen in deinen Prozessen erreichst, ohne Überforderung, aber mit viel Wirkung.
Jetzt reinhören und den ersten Schritt machen.
Deine Isabel
NLP Business Coach für Assistenzen
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